Interview: Neuorganisation im Kundenprojekt in Wirkung

Ein zentrales Thema insbesondere im Jahr 2019 war die Entwicklung und Umsetzung der Neuorganisation. Basierend auf dem E/D/E Zukunftsbild und den damit verbundenen strategischen Festlegungen sowie wiederum orientiert an den Erkenntnissen der ISA-Studie (ISA = Innovative Stakeholder-Analyse) wurde eine passgenaue Organisationsstruktur für das E/D/E entwickelt und umgesetzt. Entscheidend für den Erfolg des Prozesses war die breite Beteiligung der E/D/E Führungsmannschaft und die Nutzung der Systemintelligenz der Organisation sowie des gesamten Verbunds – was für einen Prozess zur Strukturentwicklung schon etwas Besonderes ist. Dieser Ansatz führte im Ergebnis zu einem klaren Commitment aller Beteiligten, dieses neue Organisationsdesign zum Erfolg zu führen. Im vergangenen Jahr ist das E/D/E in diese neuen Strukturen weiter hineingewachsen und hat sie mehr und mehr in Wirkung gebracht.

„Entscheidend für den Erfolg des Prozesses war die breite Beteiligung der E/D/E Führungsmannschaft und die Nutzung der Systemintelligenz der Organisation sowie des gesamten Verbunds.“

Die Organisationsstruktur bildet die Grundlage für Marktperformance – sie ist somit kein Selbstzweck. Nachdem im Rahmen von EVOLUTION das E/D/E Zukunftsbild entwickelt war, wurde sorgfältig und kritisch geprüft, inwieweit die bestehende Organisationsstruktur für die weitere Umsetzung eine tragfähige Basis darstellt. Im Ergebnis wurde deutlich, dass die Entwicklungen und Anforderungen auf Markt- und Händlerseite sowie die strategische Ausrichtung des E/D/E nicht mehr im Einklang mit der bisherigen E/D/E Organisationsstruktur standen – es hatte sich ein deutlicher Weiterentwicklungs- und Veränderungsbedarf ergeben.

Die Neuorganisation folgt wiederum dem Prinzip „Outside-in“ und orientiert sich insbesondere an den unterschiedlichen Charakteristiken und Anforderungen der Mitgliedsunternehmen, der immer weiter wachsenden Bedeutung von Versorgungssystemen und Datenmanagement sowie nicht zuletzt der Leistungsbeziehung zur Lieferantenseite.

Die Veränderung im Warenbereich stellt ein Kernelement der neuen Struktur dar – der zentrale Aspekt hierbei ist die Ergänzung der fachlichen Spezialisierung um eine funktionale Spezialisierung. Der bisherige „Aufgabenmix“ aus Lieferantenmanagement, Mitgliederbetreuung, Sortimentsarbeit sowie Einkaufsthemen war bisher jeweils um eine bestimmte Branche oder Warengruppe organisiert und lastete, zumindest auf Leitungsebene, vielfach auf denselben Schultern. Diese Struktur haben wir verändert und in eine funktionale Struktur überführt beziehungsweise um diese ergänzt. Das Branchen-Know-how bleibt im E/D/E erhalten. Es findet sich in der neuen Struktur im Wesentlichen in den Bereichen des Lieferanten-/Warengruppenmanagements.

Im Bereich Mitgliedermanagement orientiert sich die Struktur an den unterschiedlichen Charakteristiken der Mitgliedsunternehmen, verbunden mit einer Eins-zu-eins-Verantwortung. Dies ist entscheidend, da die Anforderungen immer breiter und individueller werden und sich weit über die klassischen branchenbezogenen „Waren-Themen“ hinaus entwickelt haben. Alle Themen eines Mitgliedsunternehmens liegen jetzt zentral in der Hand des jeweils zuständigen Mitgliedermanagers – dieser koordiniert und verantwortet diese von deren Aufkommen bis zur Umsetzung.

Diese neue Struktur ist zwingend auf eine funktionierende bereichsübergreifende Zusammenarbeit angewiesen: „Performancesteigerung ist gleich Professionalisierung hoch Kooperation“ lautet hier die Formel.

Insbesondere im Mitgliedermanagement ist eine stabile und aktive Aufstellung entstanden, die ihre Rolle gefunden hat und zunehmend in Wirkung kommt. Nach der Startphase mit 90 Mitgliedsunternehmen Anfang des letzten Jahres besteht heute eine klare Eins-zu-eins-Zuordnung für rund 960 Mitgliedsunternehmen. Die Resonanz auf die neuen Funktionen ist bisher sehr positiv. Aus über 100 Arbeitsmeetings mit Mitgliedsunternehmen wurden wesentliche Handlungsfelder abgeleitet und deren Umsetzung gemeinsam mit den Spezialisten im E/D/E vorangetrieben. Inhaltlich betraf dies unter anderem die Themenbereiche Multishop, Logistik- und EDI-Prozesse in der Verbundgruppe sowie den Gesamtkomplex E-Business/E-Commerce. Das Mitgliedermanagement nimmt hierbei aus der übergreifenden Gesamtunternehmensperspektive konsequent Einfluss auf die Leistungsgestaltung und auf die Umsetzung von Lösungen.

Seit Sommer 2020 ist auch das Lieferanten-/Warengruppenmanagement in der neuen Aufstellung aktiv. Die bereits beschriebene Vermischung von Aufgaben hatte in der Vergangenheit immer mehr zu Kompetenz- und Kapazitätsengpässen geführt. Es ging also zunächst darum, im Lieferanten-/Warengruppenmanagement ganz konkret die kapazitativen Freiheiten für die Hauptaufgaben zu schaffen und etwa die Mitgliederthemen in das Mitgliedermanagement zu überführen. Gerade in der Corona-Krise ist es gelungen, die Neuorganisation zur Bewältigung der damit verbundenen Anforderungen gezielt zu nutzen und gleichzeitig die neuen Strukturen im E/D/E zu stabilisieren und zu positionieren. Das Mitgliedermanagement konnte unmittelbar in Erscheinung treten und wirksam werden – praktisch über Nacht wurden beispielsweise in Think-Tank-Formaten mit Mitgliedern aktuelle Themen bearbeitet beziehungsweise eine Plattform zum Austausch geboten. Die Neuorganisation hat hier eine Bewährungsprobe bestanden und ist gestärkt aus ihr hervorgegangen.

„Durch EVOLUTION ist hier ein neues Klima entstanden, das auf Kooperation und Beteiligung, Systemintelligenz, Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum setzt sowie von Zutrauen in das Führungssystem geprägt ist.“

Hier ist aus meiner Sicht zunächst die Art und Weise zu nennen, wie das E/D/E an seiner Zukunftsausrichtung und Weiterentwicklung arbeitet. Durch EVOLUTION ist hier ein neues Klima entstanden, das auf Kooperation und Beteiligung, Systemintelligenz, Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum setzt sowie von Zutrauen in das Führungssystem geprägt ist. Die bereichsübergreifende Kooperationsfähigkeit hat sich deutlich weiterentwickelt. Besonders hervorzuheben sind hier die Kommunikations- und Arbeitsroutinen zwischen Mitgliedermanagement und dem Bereich Digitale Services sowie zu E/D/E International, aber auch zu den Tochtergesellschaften Toolineo, der ETRIS BANK und dem PVH FUTURE LAB – es wird viel stärker das gesamte Potenzial der E/D/E Gruppe gebündelt und genutzt. Wie bereits herausgestellt, natürlich immer mit Blick auf eine zukunftsfeste Marktleistung und nicht als Selbstzweck – auch dies ist ein permanentes Leitmotiv von EVOLUTION: „Wahrnehmbare Wirkung im Markt weiter erhöhen.“

Auf der Sachebene erkenne ich eine klarere Priorisierung sowie eine stärkere Fokussierung bei der Bearbeitung von Aufgabenstellungen und Projekten – verbunden mit einer größeren Offenheit, Lernerfahrungen auszuwerten und zu nutzen. Ganz im Sinne eines lernfähigen Veränderungsprozesses, der die Veränderung der Veränderung mit berücksichtigt und immer wieder reflektiert. Hierbei steht die Frage im Mittelpunkt: Wie gehen wir mit Entwicklungen und veränderten Anforderungen um, und was lernen wir daraus über unsere Organisation und für den weiteren Prozess?

„Das gesamte Potenzial der E/D/E Gruppe wird viel stärker gebündelt und genutzt“

Aktuell steht klar die weitere Modernisierung des Datenmanagements im Fokus. Nachdem mit der Neuorganisation die notwendigen strukturellen Rahmenbedingungen für eine zukunftsfeste Marktleistung etabliert wurden, werden nun weitere technologische Voraussetzungen geschaffen. Hier werden, nach meiner Einschätzung, in den nächsten Monaten zukunftsweisende Grundlagen gelegt, die es ermöglichen, die gesamten Prozesse im Datenmanagement in einer End-to-end-
Perspektive vom Lieferanten bis zum Endkunden deutlich zu optimieren.

Darüber hinaus wird das E/D/E sein Zukunftsbild weiterhin konsequent umsetzen, insbesondere mit Blick auf das Systemleistungsportfolio. Hierbei liegt der Fokus zunächst auf den Kern- und Basisleistungen und in der Folge auf der weiteren Entwicklung und Skalierung von zukunftsorientierten Leistungen für die E/D/E Partner. Dabei muss immer wieder bewertet werden: Welche Wirkungen werden aus einer Weiterentwicklung erwartet? Können diese Effekte auch mit bestehenden Leistungen generiert werden? Und ganz wichtig: Sind die technologischen Voraussetzungen gegeben oder müssen diese erst geschaffen werden? Und nicht zuletzt: Was verträgt die Organisation, was kann sie leisten? Es geht darum, lieber
weniger Dinge konsequent und wirksam umzusetzen, statt viele Dinge zu starten und nicht oder verspätet zu einem Ergebnis zu führen.

Außerdem konnten im vergangenen Jahr in den Bereichen Digitalisierung, agiles Management, Vernetzung und moderne Arbeitsmethoden spürbare Fortschritte erreicht werden – diese für die Zukunft nicht nur zu erhalten, sondern bewusst für die Weiterentwicklung des E/D/E zu nutzen, ist ein weiteres Leitmotiv von EVOLUTION im Jahr 2021.

(Quelle: www.ede.de)