Der M&A-Prozess: Ein kompakter Leitfaden für eine erfolgreiche Unternehmenszusammenführung

Einführung in den M&A-Prozess

Unternehmen erwerben Unternehmen. Der Begriff Mergers and Acquisitions (M&A) hat sich auch im deutschsprachigen Raum als Bezeichnung für die komplexen Prozesse etabliert, die rund um einen Unternehmenszukauf oder eine Fusion ablaufen.

Doch ein erfolgreicher Zusammenschluss endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung – er beginnt damit erst. Der eigentliche Zusammenführungsprozess, die Post-Merger-Integration (PMI), entscheidet später darüber, ob zwei Unternehmen nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der täglichen Praxis zusammenfinden. Damit eine Fusion oder Übernahme mehr ist als ein finanzieller Deal, braucht es eine klare Struktur und eine vorausschauende Strategie. M&A-Transaktionen sind große Chancen für Wachstum, Marktpositionierung und strategische Neuausrichtung.

Doch sie bergen auch Risiken: Kulturelle Differenzen, unerwartete operative Hürden oder Synergien, die sich nicht realisieren lassen. Umso wichtiger ist es, den Prozess mit Weitblick zu steuern – und das von Beginn an. Diese Checkliste ersetzt keine detaillierte Strategie, aber sie gibt eine erste Orientierung. Sie hilft dabei, keinen entscheidenden Schritt zu übersehen, den M&A- Prozess klar zu strukturieren und Teams einen gemeinsamen Bezugsrahmen für ihre Arbeit zu bieten.

S&P Consulting SE begleitet und berät seit über 35 Jahren mittelständige Unternehmen in der Industrie und dem Großhandel sowie internationale DAX Unternehmen. Zudem verfügen wir über sehr viel Erfahrung mit Energieversorgern und Stadtwerken. Unsere Erfahrung zeigt: Jede Fusion ist anders – aber ein klug durchdachter Prozess macht den Unterschied.

M&A Starterkit: Die 6 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche M&A-Transaktion

Fusionen und Übernahmen sind hochkomplexe Vorhaben, die strategische Klarheit, strukturierte Planung und kulturelle Sensibilität erfordern. Der konkrete Ablauf variiert je nach Größe und Branche, doch der grundsätzliche Prozess bleibt gleich.

Um diesen nachvollziehbar und handhabbar zu machen, wird er hier so zugänglich wie möglich dargestellt. Ein erfolgreicher M&A-Prozess lässt sich in sechs essenzielle Schritte gliedern. Ein M&A-Prozess kann je nach Unternehmensgröße, Branche und Komplexität zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren dauern.

Diese sechs Schritte ergeben zusammen einen strukturierten Leitfaden, der als Grundlage für eine systematische Umsetzung dient. Da es sich um eine der größten unternehmerischen Entscheidungen handelt, bleibt der Rückgriff auf Expertenberatung alternativlos.

Aspekte wie Verträge, steuerliche Strukturen oder Haftungsfragen sind nicht einfach zu recherchieren, sondern erfordern fundierte Fachkenntnisse und Erfahrung. Vertrauen spielt hier eine zentrale Rolle: In vielen Fällen greifen Unternehmen auf bereits etablierte Beraternetzwerke zurück. Erst von dort aus beginnt die gezielte Suche nach geeigneten Unternehmen.

1. Strategieentwicklung: Ziele definieren, Zukunft gestalten

Jede M&A-Transaktion beginnt mit einer klaren strategischen Absicht. Ohne eine fundierte Antwort auf die Frage „Warum akquirieren wir?“ droht ein teures Scheitern.

Wichtige Fragen in der ersten Phase:

Welchen Mehrwert bringt der Zusammenschluss? Welches Ziel streben wir mit der Übernahme an? Wachstum? Markteintritt? Synergien?
Ist der M&A-Deal die beste Option für uns – oder gibt es Alternativen?
Welche langfristigen Ziele setzen wir, und wie fügt sich die M&A-Transaktion in die größere Unternehmensstrategie ein?
Welche strukturellen und vor allem kulturellen Aspekte sind für eine erfolgreiche Zusammenführung entscheidend?

Ein strategischer M&A-Ansatz muss auf finanzielle Kennzahlen und kulturelle Faktoren gleichermaßen eingehen. Unternehmen, die von Anfang an eine Cultural Due Diligence-Strategie vorantreiben, minimieren das Risiko späterer Kopplungsprobleme.

Zeitlicher Rahmen: 2–6 Monate. Diese Phase legt das Fundament für die M&A Transaktion.

Kulturelle Risiken in M&A Prozessen Frühzeitig erkennen

Ein M&A-Prozess ist planbar, doch was, wenn sich der erwartete Cultural Fit nicht einstellt? Ein Rückzug ist dann oft unmöglich oder wird extrem teuer – wie Daimler und Chrysler vor einigen Jahren schmerzhaft erfahren mussten oder Siemens und Nixdorf, deren höchst ambitionierten Ziele schließlich an kulturellen Differenzen scheiterte.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gestalten Sie Ihren kulturellen M&A- Prozess strukturiert und erfolgreich
Wissen zur Cultural Due Diligence: Warum kulturelle Sorgfaltspflicht der Hidden Champion im M&A-Prozess ist
Praxisnahe Checklisten: Alle Phasen des M&A-Prozesses vertieft im Überblick – von der Strategieentwicklung bis zur Post-Merger-Integration
Best Practices und Fallstudien: Wie erfolgreiche Unternehmen vorgehen – und aus welchen Fehlern Sie lernen können
Systemische Tools: Wie der „Systemische Kulturkompass“ hilft, kulturelle Synergien zu identifizieren und zu nutzen
Tipps zur Führung in Veränderungsprozessen: So werden Sie zum Kultur- Botschafter in Ihrem Unternehmen

2. Zielunternehmen identifizieren und bewerten

Nicht jedes Unternehmen ist ein passendes Match zur Übernahme. Die Auswahl sollte nach strategischen, finanziellen und kulturellen Kriterien erfolgen.

Kriterien für eine fundierte Bewertung:

Strategische Marktanalyse und Suche nach passenden Unternehmen
Bewertung der finanziellen Stabilität und des Wachstumspotenzials
Bewertung der Innovationskraft und technologische Relevanz
Bewertung der kulturellen Passung (Führungsstil, Entscheidungsprozesse, Werte)

Bereits in dieser frühen Phase sollte die Cultural Due Diligence, die sorgfältige Analyse der Unternehmenskultur, vorbereitet werden. Welche Werte, Arbeitsweisen und Entscheidungsprozesse herrschen in beiden Unternehmen?

Der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenlegung wird nicht erst nach dem Kauf gelegt, sondern bereits bei der Auswahl des richtigen Unternehmens.

Zeitlicher Rahmen: 3–9 Monate. Die Marktanalyse und Ansprache potenzieller Targets erfordern Präzision und Geduld.

3. Verhandlungen und Absichtserklärung (Letter of Intent, LOI)

Ist ein geeignetes Unternehmen bzw. Target gefunden, beginnen die Verhandlungen. Ziel ist eine Absichtserklärung (LOI), die die grundlegenden Bedingungen des Kaufs festhält. Dabei muss früh entschieden werden, ob ein Asset-Deal oder ein Share-Deal angestrebt wird.

Beim Asset-Deal wechseln nur einzelne Vermögenswerte wie Kundenbeziehungen, Patente oder Maschinen den Besitzer. Das minimiert Risiken, da Verbindlichkeiten nicht automatisch mit übernommen werden. Beim Share-Deal hingegen wird das gesamte Unternehmen mit allen Rechten und Pflichten erworben.

Der Due Diligence-Prozess wird dadurch aufwendiger, doch das Unternehmen bleibt als Einheit bestehen, inklusive Name, Verträge und Marke.

Schlüsselfaktoren für erfolgreiche M&A-Verhandlungen:

Die Verhandlungen sind nicht nur ein finanzieller Austausch, sondern auch ein kultureller Testlauf. Unternehmen, die in dieser Phase auf Differenzen in Entscheidungsprozessen und Arbeitsweisen achten, sind später besser auf die Unternehmenszusammenführung vorbereitet.

Die kulturellen Weichen müssen früh gestellt werden, um spätere Konflikte in der Verbindung zu vermeiden. Während persönliche Kontakte oft der erste Schritt sind, bietet das Internet einen direkten Zugang zum Unternehmenskaufmarkt.

Digitale Plattformen erleichtern die Suche, während Unternehmen sich auch aktiv selbst zum Verkauf anbieten – je nach Branche mit ganz unterschiedlichen Dynamiken. Das Ergebnis dieser Phase ist die Absichtserklärung (LOI), die die Grundlagen des Deals fixiert und in die nächste Phase überleitet.

Zeitlicher Rahmen: 2–6 Monate.

4. Due Diligence: Tiefenprüfung eines Unternehmens

Der Due Diligence-Prozess ist die intensivste Phase eines M&A-Prozesses und dauert je nach Komplexität zwischen zwei und sechs Monaten.

In dieser Zeit wird das Zielunternehmen aus verschiedenen Perspektiven durchleuchtet. Jede Due Diligence – aus dem Englischen frei übersetzt, die Prüfung, die “mit gebührender Sorgfalt” betrieben wird – ist ein entscheidender Prüfstein für den M&A- Erfolg.

Neben finanziellen, rechtlichen und operativen Faktoren müssen Unternehmen kulturelle Risiken systematisch analysieren.

Vier zentrale Prüfbereiche der Due Diligence:

Finanzielle Due Diligence: Prüfung von Bilanzen, Verbindlichkeiten, Cashflow
Rechtliche Due Diligence: Verträge, Haftungen, regulatorische Themen
Operative Due Diligence: Geschäftsprozesse, IT-Strukturen, Lieferketten
Kulturelle Due Diligence: Unternehmenskultur, Entscheidungsstrukturen, Führungshaltung

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer systematischen Cultural Due Diligence. Dabei sind kulturelle Werte, Kommunikationsstrukturen und Führungsprinzipien oft entscheidender für den Erfolg der Vereinigung als operative Prozesse.

Zeitlicher Rahmen: 2-6 Monate. Eine sorgfältige Prüfung der vier zentralen Erfolgsfaktoren spart langfristig Kosten und minimiert tiefgreifende Konfliktpotentiale.

5. Vertragsabschluss & Closing: Der Deal wird besiegelt

Nach Abschluss des Due Diligence-Prozesses werden die Verträge finalisiert und unterzeichnet. Diese Phase dauert üblicherweise ein bis drei Monate und erfordert höchste Präzision, um eine rechtssichere und reibungslose Übernahme zu gewährleisten.

Stehen alle Prüfungen, folgt der Vertragsabschluss. Doch hier beginnt die eigentliche die operative Aufgabe.

Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Closing:

Sind alle regulatorischen Anforderungen erfüllt?
Welche Maßnahmen sind notwendig, um den Übergang optimal zu gestalten?
Wie wird der Zusammenschluss intern und extern kommuniziert?
Welche Führungskräfte und Teams steuern die Zusammenführung?
Wer trägt die Verantwortung für Umsetzung und Monitoring?

Ein oft übersehener Aspekt ist das Vertrauensmanagement: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, übergangen zu werden oder Unsicherheit über die neue Unternehmenskultur herrscht, kann selbst ein finanziell lukrativer Deal schnell an Akzeptanz verlieren.

Je klarer dieser Prozess geplant und umso breiter er aufgestellt und kommuniziert ist, desto reibungsloser verläuft die anschließende Zusammenführung.

Zeitlicher Rahmen: 1–3 Monate.

6. Post-Merger-Integration: Zusammenwachsen oder auseinanderbrechen?

Die Zusammenführungsarbeit beginnt nach dem Closing. Die Verschmelzung beider Unternehmen ist ein langfristiger Prozess, der oft mehrere Jahre in Anspruch nimmt.

Die meisten M&A-Transaktionen scheitern am fehlenden kulturellen Klebstoff der jeweils unterschiedlichen Unternehmenskulturen. An diesen Schnittstellen entscheidet sich, ob aus zwei unterschiedlichen Unternehmen ein gemeinsames Ganzes entstehen kann.

Drei zentrale Erfolgsfaktoren für die Post-Merger-Integration:

Diese Phase kann zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren dauern. Unternehmen, die eine adaptive Integrationsstrategie für sich gewählt haben – also flexibel auf kulturelle Themen reagieren – haben langfristig größere Erfolgschancen.

Ein entscheidender Faktor kann die Rolle eines Post-Merger-Managers oder Post- Merger-Officers sein: Eine Person mit hoher Akzeptanz im übernehmenden Unternehmen, die gleichzeitig das Vertrauen der Belegschaft des Targets gewinnt.

Die Schnittstelle über einen PMM oder PMO hilft, Unsicherheiten abzubauen, Fragen zu klären und eine Brücke zwischen den Hierarchieebenen zu schlagen – von operativen Abläufen bis hin zu sensiblen Themen wie Arbeitsplatzsicherheit oder der Implementierung neuer Arbeitsprozesse.

Ein klar definierter Plan mit regelmäßigen Feedbackschleifen, aktiver Kommunikation und Führungskräften, die den Wandel bewusst steuern, ist entscheidend für den nachhaltigen Erfolg des M&A-Prozesses.

Zeitlicher Rahmen: 6–24 Monate. Eine nachhaltige Zusammenführung braucht Zeit und kontinuierliches Monitoring.

Was tun, wenn es brennt – und der Cultural Fit fehlt?

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Es geht bei einer Unternehmensverbindung nicht nur um Assets, sondern um gewachsene Strukturen, Identität und soziale Sicherheit. Wer das ignoriert, riskiert Widerstand, Leistungs- und Produktivitätsverluste. Wenn es brennt, helfen keine schnellen Reparaturen – sondern ein durchdachter Ansatz. Als Organisationsberater stehen wir Unternehmen auch in kritischen Situationen zur Seite, begleiten und beraten bei akuten Problemen und entwickeln nachhaltige Lösungen.

Fazit: Der M&A-Prozess ist ein Marathon, kein Sprint

Jede Unternehmenszusammenlegung ist einzigartig – doch ohne eine klare Struktur und Vorgehensweise drohen finanzielle wie kulturelle Fehlentscheidungen, die sich langfristig zu komplexen Problemen ausweiten können. Ist der Prozess einmal gestartet, fällt es auch den stärksten Projektführungen schwer, Anfangsfehler zu korrigieren.

Eine kluge und strukturierte Vorgehensweise ist also der Schlüssel für einen erfolgreichen M&A-Prozess Die oben aufgeführten sechs Schritte sind ein Leitfaden, um den M&A-Prozess strategisch und nachhaltig Schritt für Schritt bestreiten zu können – um ihm in Konkurrenz zu den täglichen Aufgaben aus dem operativen Geschäft nicht aus den Augen zu verlieren.

Nächste Schritte: