Moderation virtueller Events

Kim Charlotte Pfeffer: Bei unseren Kundenprojekten haben wir Veranstaltungen mit über 150 Teilnehmern, beispielsweise Informationsveranstaltungen zum aktuellen Fortschritt der Veränderungsprozesse, bisher immer vor Ort durchgeführt. In Anbetracht der aktuellen Situation steigen wir bei dieser Art von Veranstaltung auf vollständig digitale Formate um, um den Veränderungsprozess inhaltlich wie geplant fortführen zu können. Das erfordert eine völlig andere Planung und Organisation.

Bei digitalen Veranstaltungen ist es noch wichtiger, zunächst die Zielgruppe genau zu betrachten: Wie ist ihr Informationsstand, ihre Haltung und ihr Betroffenheitsgrad im Hinblick auf das Thema der Veranstaltung? Wie sind die Teilnehmer erreichbar, über welche Kompetenzen verfügen sie in der Nutzung digitaler Methoden? Welches Wissen und welche Fähigkeiten sollen durch die Veranstaltung vermittelt werden? Soll auf eine Haltungsänderung hingearbeitet werden? Basierend auf diesen Informationen gilt es, geeignete Formate und Dramaturgien zu entwickeln, mit denen sich solche Veranstaltungen umsetzen und die geplanten Ziele erreichen lassen. Selbstverständlich ist das auch bei analogen Veranstaltungen sehr wichtig. Bei digitalen Veranstaltungen sind diese Informationen jedoch noch einmal deutlich relevanter, denn insbesondere die Kompetenzen im Hinblick auf die Nutzung digitaler Methoden und die praktischen Voraussetzungen wirken sich maßgeblich auf die technische Umsetzung der Dramaturgie aus.

„Erfolgreiche digitale Veranstaltungen zeichnen sich nicht durch die Nutzung der ungewöhnlichsten und beeindruckendsten Tools aus – sondern durch die Auswahl adäquater Formate und Methoden auf Basis der Bedürfnisse und Möglichkeiten der Teilnehmer und orientiert an der jeweiligen Zielsetzung.“

Diese Art der Planung schließt eine andere Vor- und Nacharbeit mit ein, da auch die begleitende Kommunikation in Bezug auf die Organisation mehr Relevanz erhält. Darüber hinaus ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei digitalen Veranstaltungen viel kürzer als es bei analogen Veranstaltungen der Fall ist. Insbesondere wenn Kamera und Mikrofon ausgeschaltet sind, ist es verlockend, nebenbei andere Themen zu bearbeiten oder zum Smartphone zu greifen. An dieser Stelle nimmt die digitale Moderation einen besonders hohen Stellenwert ein. Es geht darum, Veranstaltungen dynamischer, effektiver und vor allem interaktiver zu gestalten, um eine wirkliche Arbeitsfähigkeit der Gruppe zu erreichen bzw. die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aufrechtzuerhalten.

Erfolgreiche digitale Veranstaltungen zeichnen sich nicht durch die Nutzung der ungewöhnlichsten und beeindruckendsten Tools aus – sondern durch die Auswahl adäquater Formate und Methoden auf Basis der Bedürfnisse und Möglichkeiten der Teilnehmer und orientiert an der jeweiligen Zielsetzung. Es ist wichtig, die Hürden für die Teilnahme möglichst gering zu halten und die Veranstaltung so zu gestalten, dass die gewünschten Ziele möglichst effektiv und effizient erreicht werden können.

Laura Hüer: Wir haben ganz ähnliche Erfahrungen gesammelt. Unsere Veranstaltungen sind allerdings vor einem anderen Hintergrund und mit einem anderen Ziel entstanden: Im Zuge der Corona-Pandemie war ein überregionaler, organisationsübergreifender Austausch in einem unserer Kundensysteme im Rahmen der Einschränkungen nicht mehr möglich. Gleichzeitig entstand ein akuter Bedarf an einem Erfahrungsaustausch zu den aktuellen Entwicklungen und ergriffenen Maßnahmen. Dadurch wurde ein Format notwendig, welches auch über digitale Kanäle einen produktiven Dialog ermöglicht.

Die Lösung waren digitale Think Tanks, also Plattformen, die zu einem offenen Diskurs einladen und die aktive Vernetzung unterstützen. Diese Veranstaltungsreihe ist spontan aus der Situation heraus entstanden und wurde kurzfristig umgesetzt. Eine große Herausforderung hierbei war es, ohne das Zwischenmenschliche in den Dialog zu gehen. Die informelle, lockere Kommunikation, wie der gemeinsame Kaffee vor oder nach dem Meeting, fehlt bei digitalen Veranstaltungen. Miteinander zu diskutieren und sich dabei nur über die Webcam zu sehen ist schon etwas anderes als sich persönlich gegenüber zu sitzen. Inzwischen haben wir uns an Videokonferenzen gewöhnt, aber damals war das alles für unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer noch relativ neu. Hier war die Moderation gefragt, eine vertrauensvolle Atmosphäre für einen produktiven Austausch zu schaffen.

Laura Hüer: Wir haben uns bewusst dazu entschieden, die Größe der Gruppen jeweils klein zu halten, damit eine persönliche Gesprächsatmosphäre entstehen kann. Darüber hinaus haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereits während der Veranstaltung ihre Kontaktdaten ausgetauscht, um den Dialog anschließend weiterzuführen – das Knüpfen neuer Netzwerke ist also auch ohne persönliche Treffen möglich, wenn der Rahmen stimmt. Praktisch war hierbei auch, dass relevante Expertinnen und Experten kurzfristig von überall aus kostengünstig an den Veranstaltungen teilnehmen konnten. Ganz allgemein ermöglicht diese Auflösung der physischen Grenzen von Veranstaltungen es ja auch, Themen über Wochen oder Monate hinweg mit virtuellen Sequenzen zu begleiten – auch später, wenn Präsenzveranstaltungen irgendwann wieder möglich werden.

Kim Charlotte Pfeffer: Wir haben bei vielen Veranstaltungen davon profitiert, dass die Formate als solche bereits bekannt waren.  Unsere Erfahrungen zeigen, dass sich die Gruppen sehr gut auf die digitale Umsetzung eingelassen haben – insbesondere in der aktuellen Situation. Darüber hinaus konnten wir die Veranstaltungen viel interaktiver gestalten, die technischen Möglichkeiten sind bei digitalen Events enorm. Mit der Einbindung von Live-Abstimmungen können wir alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktiv einbeziehen, ob nun 100 oder 800 Beteiligte. Auch Wortmeldungen lassen sich viel leichter aufgreifen als es in Präsenzveranstaltungen der Fall ist – der Chat ist einfacher im Auge zu behalten als mit dem Mikrofon quer durch den Veranstaltungsraum zu laufen. Ein weiterer Vorteil von Online-Veranstaltungen ist, dass sie mit geringem Aufwand aufgezeichnet und digital zur Verfügung gestellt werden können. So können die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst entscheiden, wann sie sich die Inhalte anschauen.

Kim Charlotte Pfeffer: Wir arbeiten bereits seit Jahren mit modernen Applikationen und Online-Kommunikationsmitteln und wissen, wie sich Prozesse gut über Online-Kommunikationskanäle umsetzen lassen. In den Veranstaltungen geht es darum, zielgerichtet geeignete Methoden einzusetzen, seien es Live-Abstimmungen, der Einsatz von interaktiven Tools oder Programmen.

Laura Hüer: Wir verwenden einen flexiblen und ausgewogenen Methoden-Mix in unseren Kundenprojekten. Das nennen wir Blended Consulting. Das bedeutet, dass wir uns bei der Wahl der Methode stets an den situationsspezifischen Bedürfnissen unseres Kunden ausrichten, um möglichst ressourcenschonend und effektiv das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Manchmal sind Präsenzveranstaltungen, manchmal digitale Lösungen das passende Format – in anderen Situationen sind es hybride Veranstaltungen. In hybriden Veranstaltungen sind einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer persönlich vor Ort und ein anderer Teil schaltet sich mobil dazu. In der aktuellen Situation sind jedoch digitale Veranstaltungen zumeist das Mittel der Wahl.

„Jeder konnte sich von überall aus in die Veranstaltung einwählen – standortunabhängig aus dem Büro, aus dem Home-Office oder von unterwegs.“

Laura Hüer: Bei uns war es ganz klar die spontane und kurzfristige Umsetzung der Think Tanks, die dazu geführt hat, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich in der angespannten Krisenzeit aktiv vernetzen und so Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen zusammentragen konnten. Die digitalen Mitschriften mit den gemeinsam erarbeiteten Erkenntnissen haben wir später allen Beteiligten zur Verfügung gestellt, sodass alle von den Diskussionen profitieren konnten.

Kim Charlotte Pfeffer: Im Nachgang an die Veranstaltungen haben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer oft nochmals betont, wie unkompliziert die Teilnahme an solchen Set-Ups ist. Jeder konnte sich von überall aus in die Veranstaltung einwählen – standortunabhängig aus dem Büro, aus dem Home-Office oder von unterwegs.

Kim Charlotte Pfeffer: Wir können uns sehr gut vorstellen, dass zukünftig hybride Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, nicht nur bei international tätigen Unternehmen. Durch den gezielten Einsatz von digitalen Anwendungen und Tools können Veranstaltungen – virtuell oder auch vor Ort – noch wirkungsvoller durchgeführt werden.

Laura Hüer: Genau, so ein Mix aus einer persönlichen Live-Veranstaltung mit virtuellen Komponenten hat auch viele Vorteile. Mit hybriden Veranstaltungen sind wir nicht mehr an physische oder geografische Grenzen gebunden. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen zu gestalten. Aber wir wissen auch, dass es Herausforderungen gibt, die nur schwer über die Distanz oder Online-Kanäle bearbeitbar sind. Hier arbeiten wir stetig an innovativen Lösungen.